Автоматизация отдела продаж в Оренбурге: хронология работ по дням
В этой статье
Большинство коммерческих предложений на автоматизацию описывает, что будет сделано, но не когда. Из-за этого заказчик не понимает, в какой момент отдел перестроится на новые правила и сколько времени продажи будут идти в двух режимах сразу. Мы разбираем проект по календарю: каждый этап со своим сроком, от первого разбора до месяца сопровождения. Отдел под ключ – три-четыре недели, экспресс-настройка воронки – пять рабочих дней, подключение каналов заявок – неделя.
Два дня на то, чтобы понять, где теряются деньги
Проект начинается с прослушивания записей и разбора сделок за месяц. Считаем, сколько обращений не превратилось в карточку, на каком этапе сделки стоят дольше всего, кто из менеджеров ведёт клиентов в личном телефоне. Руководителя и продавцов опрашиваем отдельно: расхождения между их версиями и есть места потерь. У оптовых компаний Оренбурга, работающих с переработчиками и торговыми точками, регулярно всплывает одно и то же – заказ принимают голосом, фиксируют в тетради, а в отчёт он попадает уже после отгрузки, так что руководитель узнаёт о срыве плана в последний день месяца.
Пятый день проекта: смета, регламент, подпись
Ещё два-три дня уходит на документ, где описаны этапы воронки, обязательные действия менеджера на каждом из них, права доступа и перечень отчётов. Вместе с ним вы получаете точную сумму и срок. Стоимость называется до начала работ и зафиксирована в договоре. Лицензии CRM и телефонии вы оплачиваете напрямую поставщику и владеете ими сами – мы не перепродаём подписку и не привязываем вас к себе. Расценки по направлениям опубликованы в разделе цен.
Дни 6-15: рабочее место менеджера
Самый объёмный этап, от пяти до десяти рабочих дней. За это время появляется всё, с чем продавец столкнётся утром после запуска:
- обязательные этапы и поля – без суммы, срока и следующего шага сделка не двигается дальше;
- автозадачи и напоминания: разговор двухнедельной давности не остаётся без продолжения;
- скрипты и чек-листы внутри карточки, а не в файле на сетевом диске;
- шаблоны спецификаций, счетов и коммерческих предложений.
Действующие сделки переносим по ходу настройки, поэтому продажи не останавливаются ни на день.
Третья неделя: заявки идут только через систему
От трёх до семи дней на телефонию с записью разговоров, почту, мессенджеры, соцсети и формы с сайта. Обращение из любого канала автоматически создаёт карточку и распределяется на менеджера по правилу, а не по устной договорённости внутри отдела. Пропущенный звонок становится задачей, а не потерянным клиентом. Если нужен обмен счетами и оплатами с учётной программой, его подключаем в этот же период – подробности на странице интеграции с 1С.
Четвёртая неделя: отчёты и две сессии обучения
Два-три дня на панель руководителя: план-факт по каждому продавцу, конверсия по этапам, средняя длина сделки, нагрузка на отдел. Цифры обновляются сами, выгрузки в Excel уходят в прошлое. Обучение проводим отдельно для менеджеров и отдельно для руководителя, записи остаются у вас, поэтому нового сотрудника вы вводите в работу без нашего участия.
Первый месяц эксплуатации системы
Месяц сопровождения включён в стоимость. За этот срок отдел проходит полный оборот: заявка, переговоры, счёт, отгрузка, оплата. Всё, что расходится с регламентом, правим бесплатно. Проект сдан не тогда, когда система настроена, а когда отдел месяц отработал в ней и цифры сошлись.
Что растягивает сроки проекта
Указанные сроки выполнимы при одном условии: со стороны заказчика есть человек, который принимает решения. Задерживают проект обычно две вещи:
- регламент согласуют всем отделом, и правки ходят по кругу вторую неделю подряд;
- доступы к телефонии и почте выдают с опозданием, а без них не начать подключение каналов.
Оба вопроса закрываются на старте одним письмом, и тогда отдел выходит в рабочий режим ровно по графику.
Опишите, как устроены продажи у вас, – вернёмся с графиком по неделям и сметой. Звоните +7 (901) 417-22-12, остальные способы связи собраны на странице контактов.
