Внедрение Битрикс24 в Оренбурге

Дату запуска срывает не техника, а согласования. Вопрос уходит нашему аналитику в конце оренбургского рабочего дня, ответ читают уже следующим московским утром, и одно решение стоит проекту сутки. Разницу в два часа между Оренбургом и столицей техникой не убрать, поэтому окно созвонов и фамилию человека, который вправе сказать «делаем так», мы фиксируем на первой встрече, раньше разговора о воронках. Полный проект под ключ занимает три-четыре недели и стоит от 180 000 ₽, короткий формат укладывается в пять рабочих дней.

Студия РОСТСАЙТ работает с 2011 года, сейчас проекты идут в 79 городах России, и до Оренбурга наработанные сценарии доезжают готовыми, а не собираются с нуля. Настройка ведётся в вашем портале, доступ к нему вы получаете в первый день, поэтому за ходом работ видно напрямую, а не по отчётам подрядчика.

Два часа впереди: где разница помогает, а где мешает

Задачу вы ставите, когда в Москве раннее утро, и к вашему вечеру результат настройки уже готов. В обратную сторону разница работает против проекта: если ответственный со стороны компании включается в переписку после обеда по времени Оренбурга, каждое уточнение съедает половину рабочего дня, а таких уточнений за месяц набирается несколько десятков. Лечится это не техникой, а договорённостью: фиксированное окно созвонов дважды в неделю и один канал переписки вместо трёх мессенджеров и личной почты руководителя.

Кто со стороны заказчика нужен в проекте

• ответственный с правом решать: утверждает задание и не пересматривает решения задним числом;
• руководитель отдела продаж: рассказывает, как сделка идёт на самом деле, а не как записано в регламенте;
• специалист, ведущий 1С, хотя бы на несколько часов в неделю;
• тот, у кого лежат доступы к телефонии, домену и почтовым ящикам;
• один-два менеджера, готовых первыми поработать в системе и честно сказать, что неудобно.

Когда этих людей нет, срок растёт независимо от нашей загрузки. Компании, назначившие ответственного до старта, проходят проект без переносов даты сдачи.

Пять рабочих дней: с чего начинают осторожные

Короткий формат переносит в портал порядок, который в отделе уже сложился: одна воронка, карточки под ваши поля, роли и права, приём заявок с сайта, один рабочий номер и занятие с менеджерами. Со второй недели отдел работает в системе. Обмена с учётом, сложных сценариев автоматизации и сводной отчётности по подразделениям здесь нет, и это оговаривается до подписания договора, а не выясняется на приёмке. Внедрение Битрикс24 в таком объёме решает одну задачу: обращения перестают жить в личных телефонах сотрудников.

Приграничная торговля: где короткого формата мало

У оренбургских поставщиков заметная доля выручки приходится на казахстанских контрагентов, и сделка проходит через несколько рук: подготовка документов, валютный контроль, согласование сроков поставки, таможенное оформление. В переписке каждый из этих шагов теряется, в системе он становится задачей с ответственным и датой. Разобрать такой процесс за один созвон нельзя: нужны логист и бухгалтер, и это два полных дня работы. Вторая причина брать полный проект – длинный цикл в промышленных поставках, когда между первым запросом и отгрузкой проходит два-три месяца. За это время у клиента меняется закупщик, у поставщика менеджер, и без истории переговоров в карточке всё начинается заново. Настройка Битрикс24 здесь работает как память компании, а не как надзор за сотрудниками.

Вахта и смены: очередь вместо личного менеджера

Там, где часть людей уезжает вахтой на объекты в Оренбургской области или работает посменно, схема «у клиента есть свой менеджер» ломается в первый же день: клиент звонит, а его человек на объекте и вернётся в Оренбург не раньше чем через неделю. Мы настраиваем правила подхвата: обращение уходит свободному сотруднику, но остаётся привязанным к своей сделке, и вернувшийся со смены видит переписку и записи звонков целиком. Работа добавляет к настройке день-полтора и снимает главную претензию таких компаний к любой системе учёта клиентов.

Пересменка: план работ вместо устного пересказа

Отдельно настраиваем передачу дел. Заступающий сотрудник открывает список сделок, по которым нужно связаться сегодня, с пометками, о чём договорились в прошлый раз. Это заменяет пятиминутный пересказ у стола, после которого половина обещаний клиенту теряется. Руководитель заодно видит, что за смену осталось без ответа, а не узнаёт об этом от самого клиента через неделю. Смена ответственного при этом не стирает предыдущего: в карточке остаётся вся цепочка, поэтому спор «я передавал, мне не говорили» закрывается за минуту просмотром истории.

Обмен с 1С: две недели и один человек с вашей стороны

Интеграция с учётом стоит от 90 000 ₽ и занимает две недели: номенклатура, счета, оплаты, отгрузки. Темп на этом отрезке задаёте вы: нужен доступ к базе и специалист, который её ведёт, потому что справочники сопоставляются позиция за позицией, а одна и та же марка проката в двух системах называется по-разному. Интеграция с 1С без такого сотрудника растягивается на месяц, и наша скорость этого не компенсирует. Подписку на сам сервис вы оформляете у вендора на своё юридическое лицо, в нашу смету она не входит.

Что подготовить до первого рабочего дня

• свести контакты в один файл и убрать дубли;
• отметить, кто из базы действующий покупатель, а кто не обращался три года;
• собрать доступы к телефонии, почте и учётной системе в одном месте;
• решить, какие каналы связи реально работают, а какие остались с прошлых лет;
• назвать документы, которые менеджеры чаще всего собирают руками из старых файлов.

Такая подготовка занимает у компании день и экономит проекту два, а нам снимает половину вопросов на первом созвоне. Отдельно стоит заранее решить судьбу старых записей: переносить базу целиком или взять только тех, кто покупал за последние два года. Полный перенос выглядит безопаснее, но через месяц отдел работает в системе, где половина контактов недействующая, и доверие к отчётам падает вместе с качеством базы.

Обучение тех, кто редко бывает в офисе

Занятия разносим на короткие встречи, чтобы отдел не выпадал из работы целиком. Менеджерам показываем ежедневный минимум действий, руководителю – отчёты и просроченные задачи. Отдельная часть посвящена мобильному приложению: карточка клиента, звонок из системы, фиксация договорённости сразу после встречи, а не вечером по памяти. Для вахтовиков и тех, кто неделями работает за чертой Оренбурга, это единственный способ довести систему до реального использования, а не до формального заполнения раз в неделю.

Месяц после сдачи

Тридцать дней доработки идут без доплаты. На живых сделках находится то, чего не видно на схеме: обязательное поле, которое все обходят, лишний этап, робот с неудачным текстом письма. В конце месяца встречаемся и сравниваем показатели с теми, что снимали на старте: сколько заявок компания получает за неделю, какая доля превращается в счёт, за какое время отвечает менеджер. Дальше при желании остаётся абонентское сопровождение.

Заявки с сайта и источники обращений

Если на ближайшие месяцы запланирована реклама с показами по Оренбургу, портал разумно включить до неё: тогда каждое обращение с первого дня получает метку источника, и через месяц видно, какой канал приносит сделки, а какой только разговоры. Формы с сайта попадают в воронку напрямую, без промежуточной почты и ручного переноса. Остальные направления собраны в разделе автоматизации бизнеса, а перечень отдельных работ с ценами – на странице стоимости услуг.

Скажите, сколько человек сядет в систему, есть ли учётная база и кто у вас принимает решения, – формат, срок и стоимость посчитаем за день. Звоните +7 (901) 417-22-12: смета и разбивка по этапам попадают в договор до начала работ.